Account & eerste verkoop

Tarje uitproberen vereist geen kaart en geen contract: bij het aanmaken van een account start een proefperiode van 14 dagen met alles ontgrendeld. Dat is ruim tijd om uw echte menu in te laden en de hele werkstroom te oefenen.

1. Open pos.tarje.ee en maak een account aan met uw e-mail en een wachtwoord. Met hetzelfde account melden zich later de keuken, de bar en elk ander apparaat aan.
2. Bij de eerste start leidt een installatie-assistent u door de basis: bedrijfsnaam, eerste categorieën en producten.
3. Uw eerste verkoop: tik op producten — ze verzamelen zich in het bestelpaneel rechts. Druk op Betaling, kies een methode (contant, kaart, …) en bevestig. De bon kan worden afgedrukt, gemaild of overgeslagen.

Niets wat u tijdens het testen doet, is definitief: terugbetalingen (zie Verkopen), menuwijzigingen en instellingen kunnen allemaal later worden aangepast.

Apparaten en applicaties

Tarje is één systeem met zes weergaven: Tarje POS (de kassa), Tarje Kitchen en Tarje Bar (bereidingsdisplays), Tarje Waiter (op de telefoon van de bediening), Tarje Customer Display (het naar de gast gerichte scherm aan de toonbank) en Tarje Pulse (het overzicht van de eigenaar op de telefoon). Elk station ziet alleen zijn eigen werk; de gegevens eronder zijn gedeeld.

1. De beste handleiding zit in de kassa zelf: Beheer → Apparaten en applicaties. Elke kaart legt uit op welk apparaat de weergave hoort, waar u die krijgt en hoe u zich aanmeldt.
2. De Android-apps staan op tarje.ee/downloads. Een app is nooit verplicht — dezelfde weergave opent in een browser (de keuken bijvoorbeeld op kds.tarje.ee).
3. De displays (keuken, bar, klant) hebben alleen een aanmelding met het café-account nodig — ze verbinden vanzelf met de kassa en de bestellingen beginnen te stromen.

Menu en producten

Het menu staat onder Beheer → Producten en is opgebouwd uit categorieën met producten erin. Een goed ritme: eerst categorieën, dan producten.

1. Categorieën: typ een naam (zeg ”Koffie”) en druk op + Categorie toevoegen. Geef elke categorie een groep — Eten, Dranken, Desserts of Overig — dat houdt het bovenmenu van de kassa netjes en stuurt drankcategorieën automatisch naar de bar.
2. Eén product: ＋ Nieuw product toevoegen — naam, prijs en categorie zijn verplicht; voeg desgewenst een foto toe (of laat de fotosuggestie er een aanbieden), een omschrijving, extra's, allergenen, inkoopprijs en voorraad met een waarschuwingsdrempel voor lage voorraad.
3. De Keuken / Bar-routering op elk product bepaalt op welk display de bestelregels verschijnen.
4. Veel producten tegelijk: voor een korte lijst gebruikt u Voeg meerdere producten tegelijk toe (”naam prijs” per regel); om een heel bestaand menu in te voeren, gebruikt u de Excel-import.

Menu-import uit Excel / CSV

Als uw menu al als spreadsheet bestaat, hoeft u het niet over te typen. De import leest de tabel, toont u precies wat hij gaat doen voordat er iets wordt opgeslagen, en is volledig terug te draaien — experimenteren is veilig.

1. Open de spreadsheet in Excel (kolommen zoals Naam, Prijs, Categorie, Omschrijving), selecteer het gebied en kopieer het met Ctrl+C.
2. In de kassa: Beheer → Producten → Importeren uit Excel / CSV → plak met Ctrl+V. Voor een CSV-bestand gebruikt u in plaats daarvan Kies bestand.
3. De kolommen worden automatisch herkend en elke kan via een dropdown opnieuw worden toegewezen. De voorbeeldweergave toont het lot van elke rij: nieuw wordt toegevoegd, update betekent dat een product met die naam al bestaat (de prijs enz. worden ververst), fout wordt overgeslagen met de reden erbij.
4. Druk op Importeren. Het overzichtsscherm heeft een knop Import ongedaan maken die het menu exact herstelt zoals het was.

Printer & bon

Afdrukken splitst zich in Tarje in twee delen: verbinding en gedrag staan onder Printers, terwijl het uiterlijk onder Ontwerp staat. Zo kunt u de bon opnieuw vormgeven zonder de printerinstelling aan te raken.

1. Beheer → Printers: kies hoe er wordt afgedrukt — de computer-/browserprinter of een Bluetooth-thermoprinter (ter plekke gekoppeld). Bepaal wat er na elke verkoop gebeurt, wat de bon bevat (tijd, tafel-/klantnaam, grote letters), en probeer Testbon afdrukken en de keukenbon-test.
2. Beheer → Ontwerp → Bon: dit is de bonontwerper — logo, bedrijfsgegevensblok, voettekst en de papierbreedte, 80 of 58 mm. Wijzigingen verschijnen in een live voorbeeld.
3. De keukenbon drukt de keukenregels apart af — handig wanneer de keuken papier boven een display verkiest, of beide wil.

Keuken- & bardisplay

De bereidingsdisplays vervangen papieren bonnen en geroep: elke nieuwe bestelling verschijnt direct op het juiste scherm, met de tijd, de tafel en eventuele notities. Welke regel waar naartoe gaat, bepaalt de Keuken/Bar-routering van elk product.

1. Open op het keukenapparaat kds.tarje.ee (bar: bds.tarje.ee) of de bijbehorende app, en meld u aan met het café-account.
2. Een tik op een regel markeert die als klaar; een hele bestelling kan in één keer worden gesloten. Wachttijden staan op elke bestelling, dus iets wat is blijven hangen valt meteen op.
3. De voltooiing is op hetzelfde moment zichtbaar in de kassa en op de telefoon van de bediening — niemand hoeft door de zaal te roepen.

Bediening-app

De Bediening-app brengt de kassa naar de tafel: de bestelling ontstaat waar de gast zit en bereikt de keuken voordat de bediening naar de toonbank had kunnen lopen.

1. Aanmelden: het café-e-mailadres + de persoonlijke pincode van de medewerker (pincodes stelt de eigenaar in onder Personeel).
2. De plattegrond toont tafels in kleur — vrij, open, te lang gewacht. Tik op een tafel, voeg producten toe en verstuur: de regels gaan rechtstreeks naar de juiste displays.
3. Medewerkers zien de verkopen van hun eigen dienst en kunnen hun eigen fouten ter plekke terugbetalen. De verkopen van anderen en de financiën van het café blijven verborgen — die horen bij de eigenaar.

QR-bestellen aan tafel

QR-bestellen laat gasten rechtstreeks vanaf hun eigen telefoon bestellen: ze scannen de code op de tafel, bladeren door het menu in hun eigen taal en bestellen — de bestelling belandt in de kassa en de keuken met het tafelnummer erbij, precies alsof een medewerker die had ingevoerd.

1. Zet de functie aan onder Beheer → Instellingen → Functies. De bovenbalk van de kassa toont altijd de huidige status (”QR-bestellingen open/gesloten”).
2. In hetzelfde Functies-gebied vindt u ”QR-tafelcodes — genereren en afdrukken”: maak voor elke tafel een code aan en druk de etiketten af.
3. Binnenkomende bestellingen gedragen zich als alle andere: de keuken ziet ze meteen en de kassa bevestigt en verrekent ze.

Cadeaukaarten

Een Tarje-cadeaukaart is een echt betaalmiddel, niet alleen mooi papier: elke kaart draagt een QR-code en een pincode, en het saldo staat op de server — een kaart kan niet dubbel worden besteed, zelfs niet als twee kassa's het op hetzelfde moment proberen.

1. Verkopen: kies de cadeaukaart en het bedrag in de kassa en neem de betaling aan als bij elke verkoop. De kaart wordt afgedrukt met haar QR en pincode; het uiterlijk is aanpasbaar onder Ontwerp (zichtbaar zodra cadeaukaarten in gebruik zijn).
2. Inwisselen: scan in het betaalvenster de QR van de kaart of typ de code, plus de pincode. Gedeeltelijk gebruik kan — het restant blijft voor de volgende keer op de kaart.
3. Overzicht: Beheer → Cadeaukaarten vermeldt elke kaart met saldo en status; de eigenaar kan een verdachte kaart blokkeren.

Facturen & e-facturatie

Verkopen aan zakelijke klanten op factuur gebeurt direct in de kassa — geen aparte facturatiesoftware. Elke factuur krijgt een fatsoenlijk nummer, een betaalkenmerk en een SEPA QR-code die de klant met de bankapp binnen seconden kan betalen.

1. In de kassa: voeg de producten toe → Betaling → Factuur. Voer het KvK-nummer van de koper in — bedrijfsgegevens vullen zich automatisch vanuit het handelsregister — en het e-mailadres om die naartoe te sturen.
2. De factuur wordt als PDF uitgegeven: druk die af of mail die rechtstreeks vanuit het venster.
3. Het latere leven ervan staat onder Beheer → Facturen: statussen, PDF downloaden, Opnieuw verzenden en Als betaald markeren wanneer het geld binnenkomt. De koptekst toont het totaalbedrag dat nog openstaat.

Personeel, pincodes en prikklok

Elke medewerker krijgt een persoonlijke pincode en een rol — zo is altijd duidelijk wie verkocht, wie terugbetaalde en wie het Beheer in mag. Pincodes worden gehasht opgeslagen en rechten worden door de server afgedwongen, niet door het apparaat.

1. Beheer → Personeel: voeg een medewerker toe, kies een rol (bijv. Caissière, Manager) en stel de pincode in. De rol bepaalt wat er voor hen opengaat in de kassa en het Beheer.
2. Werktijd: medewerkers klokken in en uit met hun pincode; urenstaten, de verkopen van elke persoon en hun verdeling per betaalmethode staan onder Beheer → Personeelsoverzicht.
3. De kassalade: Beheer → Dienst houdt het kasboek bij — beginsaldo, contant in/uit en de verwachte lade (Z-rapport) bij afsluiting.

Rapporten en export

Rapportage is verdeeld over drie weergaven, elk met een eigen taak: het Dashboard geeft het grote beeld voor een dag of maand, Verkoopinzicht biedt slimme observaties, en Verkopen is het precieze journaal van elke transactie.

1. Beheer → Dashboard: omzet, transacties, gemiddelde besteding en terugbetalingen voor de gekozen periode; Maandrapport afdrukken maakt een nette PDF voor uw boekhouder — of uzelf.
2. Beheer → Verkopen: het volledige journaal met filters (datums, betaalmethode). Elke verkoop kan worden geopend, van een klantnaam voorzien en indien nodig terugbetaald — de hele verkoop of een enkel artikel. CSV exporteren geeft een spreadsheetbestand; Analyses opent het diepterapport (piekuren, weekdagen, bestsellers, vaste klanten) dat prachtig als meerpagina-PDF afdrukt.
3. Automatisch dagrapport: stel onder Beheer → Instellingen een e-mail en een tijd in — de avondsamenvatting komt vanzelf.
4. Voor de boekhouding: Beheer → Instellingen → Boekhouding — het verkoopjournaal als CSV en export naar Merit Aktiva met één klik.

Als het internet uitvalt

Een internetstoring mag de verkoop niet stoppen — en in Tarje doet die dat niet. Het systeem is zo gebouwd dat de kassa zelfvoorzienend is en de displays met haar kunnen praten, ook zonder de cloud.

• De kassa blijft offline verkopen; transacties worden op het apparaat bewaard en synchroniseren met de cloud op het moment dat de verbinding terugkeert.
• Keuken-, bar- en klantdisplays schakelen automatisch over naar de lokaal-netwerkmodus (hetzelfde wifi): bestellingen blijven van de kassa naar de schermen stromen, helemaal zonder internet. Als de verbinding terugkeert, gaat alles vanzelf terug naar de cloud — niemand hoeft iets te doen.
• De enige voorwaarde: een apparaat moet minstens één keer online zijn aangemeld, zodat het menu en de instellingen erop zijn opgeslagen.

Licentie en betalingen

Tijdens de proefperiode is alles open — u kiest pas een pakket nadat u de werkstroom echt heeft geprobeerd. Betaling gaat per kaart, veilig, en het abonnement beheert u zelf, zonder e-mailgedoe.

• Pakketten: Basis €39 / Pro €69 / Ultimate €109 per maand. Je kunt ook 3, 6 of 12 maanden vooruitbetalen — bij 12 maanden krijg je 2 maanden gratis. Kiezen en betalen gebeurt onder Beheer → Licenties — dezelfde pagina beschrijft wat elk pakket bevat.
• De badge in de bovenbalk toont uw pakket en de resterende dagen; u wordt ruim gewaarschuwd voordat er iets verloopt.
• Als de licentie toch verloopt, gaat er niets verloren: bekijken blijft open (historie, rapporten, downloaden van uw eigen gegevens), terwijl verkoop en export op betaling wachten — waarna alles direct ontgrendelt.

Gegevens en AVG

Uw gegevens zijn van u — niet als slogan, maar als knoppen die echt werken. Alle drie de rechten (meenemen, herstellen, wissen) zitten op één plek.

• Beheer → Instellingen → Privacy en gegevens (AVG): ”Mijn gegevens downloaden” (een volledige export), ”Herstellen vanuit back-up” en ”Account en alle gegevens verwijderen” (permanent).
• Een enkele klant wissen (het recht om vergeten te worden): Beheer → Klanten → selecteer de klant → verwijder.
• Onder de motorkap: gegevens worden in de EU gehost, bewegen alleen versleuteld, toegang is rolgebaseerd, en gevoelige acties (prijswijzigingen, terugbetalingen, verwijderingen) laten een audittrail achter. Documenten: privacybeleid en accountverwijdering.

Probleemoplossing en support

Tarje is gebouwd op het principe dat een fout moet zeggen wat er mis is: als er iets misgaat, noemt het scherm de exacte oorzaak en de voorgestelde oplossing. De meeste situaties lossen zich op door simpelweg dat bericht te lezen.

1. De snelle handelingen die de meeste problemen oplossen: ververs de pagina (F5) of sluit en open de app opnieuw; controleer de internetverbinding; zorg dat het apparaat de nieuwste versie draait (tarje.ee/downloads).
2. Beheer → Help & FAQ: veelgestelde vragen plus de kaart Diagnostiek — versie, taal en de laatste fout. De knop ”Kopiëren” zet alles op het klembord.
3. Beweegt het nog steeds niet, schrijf dan naar de support: info@tarje.ee. Beschrijf wat u aan het doen was en plak de Diagnostiek-informatie erbij — zo kunnen we al bij het eerste antwoord helpen, niet pas bij het derde.