Акаунт & първа продажба

Изпробването на Tarje не изисква нито карта, нито договор: създаването на акаунт стартира 14-дневен пробен период с всичко отключено. Това е предостатъчно време да качите истинското меню и да упражните целия работен процес.

1. Отворете pos.tarje.ee и създайте акаунт с вашия имейл и парола. Със същия акаунт по-късно влизат кухнята, барът и всяко друго устройство.
2. При първото стартиране съветник за настройка ви превежда през същественото: име на бизнеса, първи категории и продукти.
3. Първата ви продажба: докоснете продуктите — те се събират в панела за поръчка вдясно. Натиснете Плащане, изберете начин (в брой, карта, …) и потвърдете. Касовата бележка може да се отпечата, изпрати по имейл или пропусне.

Нищо от това, което правите по време на теста, не е окончателно: възстановяванията (вижте Продажби), промените в менюто и настройките могат да се променят по-късно.

Устройства и приложения

Tarje е една система с шест изгледа: Tarje POS (касата), Tarje Kitchen и Tarje Bar (екрани за приготвяне), Tarje Waiter (на телефона на сервитьора), Tarje Customer Display (екранът, обърнат към клиента на плота) и Tarje Pulse (прегледът на собственика на телефона). Всяка позиция вижда само собствената си работа; данните отдолу са общи.

1. Най-доброто ръководство е в самата каса: Управление → Устройства и приложения. Всяка карта обяснява на кое устройство принадлежи изгледът, откъде да го вземете и как да влезете.
2. Приложенията за Android са на tarje.ee/downloads. Приложение никога не е задължително — същият изглед се отваря в браузър (кухнята например на kds.tarje.ee).
3. Екраните (кухня, бар, клиент) се нуждаят само от вход с акаунта на кафенето — сами се свързват с касата и поръчките започват да пристигат.

Меню и продукти

Менюто е в Управление → Артикули и е изградено от категории с продукти вътре. Добър ритъм: първо категориите, после продуктите.

1. Категории: напишете име (да речем „Кафе”) и натиснете + Добави категория. Задайте на всяка категория група — Храна, Напитки, Десерти или Друго — поддържате горното меню на касата подредено и насочвате категориите напитки към бара автоматично.
2. Един продукт: ＋ Добавяне на нов продукт — името, цената и категорията са задължителни; по избор добавете снимка (или оставете предлагача на снимки да предложи една), описание, добавки, алергени, себестойност и наличност с праг за предупреждение при ниска наличност.
3. Насочването Кухня / Бар на всеки продукт решава на кой екран се появяват редовете му за поръчка.
4. Много продукти наведнъж: за кратък списък използвайте Добавяне на продукти наведнъж („име цена” на ред); за да внесете цяло вече съществуващо меню, използвайте импорта от Excel.

Импортиране на меню от Excel / CSV

Ако менюто ви вече съществува като електронна таблица, не е нужно да го пренаписвате. Импортът чете таблицата, показва ви точно какво ще направи, преди да се запази нещо, и е напълно обратим — експериментирането е безопасно.

1. Отворете електронната таблица в Excel (колони като Име, Цена, Категория, Описание), изберете областта и я копирайте с Ctrl+C.
2. В касата: Управление → Артикули → Импортиране от Excel / CSV → поставете с Ctrl+V. За CSV файл използвайте вместо това Избери файл.
3. Колоните се разпознават автоматично и всяка може да се преназначи от падащо меню. Прегледът показва съдбата на всеки ред: ново ще бъде добавено, актуализация означава, че продукт с това име вече съществува (цената му и т.н. ще се обновят), грешка се пропуска с показана причина.
4. Натиснете Импортирай. Обобщаващият екран има бутон Отмени импорта, който връща менюто точно както беше.

Принтер & касова бележка

Печатането се разделя в Tarje на две части: връзката и поведението са в Принтери, докато външният вид е в Дизайн. Така можете да преработите касовата бележка, без изобщо да докосвате настройката на принтера.

1. Управление → Принтери: изберете как става печатането — принтерът на компютъра/браузъра или термичен принтер Bluetooth (сдвоен точно там). Решете какво се случва след всяка продажба, какво съдържа касовата бележка (час, маса/име на клиента, едър шрифт) и опитайте Отпечатай тестова бележка и теста на кухненската бележка.
2. Управление → Дизайн → Касова бележка: това е дизайнерът на касовата бележка — лого, блок с данните на фирмата, долен колонтитул и ширина на хартията, 80 или 58 mm. Промените се появяват в жив преглед.
3. Кухненската бележка отпечатва кухненските редове отделно — практично, когато кухнята предпочита хартия пред екран, или иска и двете.

Кухненски & барови екран

Екраните за приготвяне заменят хартиените бележки и виковете: всяка нова поръчка се появява незабавно на правилния екран, с час, маса и евентуални бележки. Кой ред къде отива решава насочването Кухня/Бар на всеки продукт.

1. На кухненското устройство отворете kds.tarje.ee (бар: bds.tarje.ee) или съответното приложение и влезте с акаунта на кафенето.
2. Докосването на ред го отбелязва като готов; цяла поръчка може да се затвори наведнъж. Времената на изчакване стоят на всяка поръчка, така че нещо заседнало веднага бие на очи.
3. Завършването е видимо в касата и на телефона на сервитьора в един и същ момент — никой не трябва да вика през залата.

Приложение за сервитьор

Приложението за сервитьор носи касата до масата: поръчката се ражда там, където седи клиентът, и стига до кухнята, преди сервитьорът да успее да стигне до плота.

1. Вход: имейл на кафенето + личният PIN на служителя (PIN кодовете се задават от собственика в Персонал).
2. Планът на залата показва масите с цветове — свободна, отворена, чака твърде дълго. Докоснете маса, добавете продукти и изпратете: редовете отиват направо на правилните екрани.
3. Сервитьорите виждат продажбите на собствената си смяна и могат да върнат собствените си грешки на място. Продажбите на другите и финансите на кафенето остават скрити — принадлежат на собственика.

Поръчка чрез QR на масата

Поръчката чрез QR позволява на клиентите да поръчват директно от собствения си телефон: сканират кода на масата, преглеждат менюто на своя език и поръчват — поръчката стига до касата и кухнята с прикачен номер на масата, точно както ако я беше въвел сервитьор.

1. Включете функцията в Управление → Настройки → Функции. Горната лента на касата винаги показва текущото състояние („QR поръчки отворени/затворени”).
2. В същата област Функции ще намерите „QR кодове на масите — генерирай и отпечатай”: създайте код за всяка маса и отпечатайте етикетите.
3. Получените поръчки се държат като всяка друга: кухнята ги вижда веднага, а касата ги потвърждава и издължава.

Подаръчни карти

Подаръчна карта Tarje е истинско платежно средство, а не просто красива хартия: всяка карта носи QR код и PIN, а салдото се пази на сървъра — карта не може да се похарчи два пъти, дори две каси да опитат в един и същ момент.

1. Продажба: изберете в касата подаръчната карта и сумата и приемете плащането като при всяка продажба. Картата се отпечатва със своя QR и PIN; външният ѝ вид се персонализира в Дизайн (видимо, когато подаръчните карти се използват).
2. Осребряване: в прозореца за плащане сканирайте QR на картата или въведете кода ѝ, плюс PIN. Частичното използване е разрешено — остатъкът остава на картата за следващия път.
3. Надзор: Управление → Подаръчни карти изброява всяка карта със салдо и състояние; собственикът може да блокира съмнителна карта.

Фактури & електронно фактуриране

Продажбата на бизнес клиенти по фактура става директно в касата — без отделен софтуер за фактуриране. Всяка фактура получава подходящ номер, платежна референция и SEPA QR код, който клиентът плаща с банковото приложение за секунди.

1. В касата: добавете продуктите → Плащане → Фактура. Въведете ЕИК на купувача — данните на фирмата се попълват автоматично от търговския регистър — и имейл адреса, на който да се изпрати.
2. Фактурата се издава като PDF: отпечатайте я или я изпратете по имейл директно от прозореца.
3. По-нататъшният ѝ живот е в Управление → Фактури: състояния, Изтегли PDF, Изпрати отново и Отбележи като платена, когато парите пристигнат. Заглавието показва общата все още дължима сума.

Персонал, PIN и отчитане на работното време

Всеки служител получава личен PIN и роля — така винаги е ясно кой е продал, кой е върнал и кой може да влезе в Управлението. PIN кодовете се съхраняват като хеш, а правата се налагат от сървъра, не от устройството.

1. Управление → Персонал: добавете служител, изберете роля (напр. Касиер, Мениджър) и задайте PIN. Ролята решава какво му се отваря в касата и в Управлението.
2. Работно време: служителите се чекират при влизане и излизане със своя PIN; графиците за часове, продажбите на всеки и разпределението им по начин на плащане са в Управление → Преглед на персонала.
3. Касовото чекмедже: Управление → Смяна води касовата книга — начален кеш, кеш вход/изход и очакваното чекмедже (Z-отчет) при затваряне.

Отчети и експорт

Отчитането се разделя на три изгледа, всеки със своята роля: Таблото дава общата картина за ден или месец, Анализът на продажбите предлага умни наблюдения, а Продажбите са точният дневник на всяка транзакция.

1. Управление → Табло: оборот, транзакции, средна бележка и възстановявания за избрания период; Принтирай месечния отчет произвежда чист PDF за счетоводителя ви — или за вас.
2. Управление → Продажби: пълният дневник с филтри (дати, начин на плащане). Всяка продажба може да се отвори, да ѝ се припише име на клиент и да се върне при нужда — цялата продажба или един-единствен артикул. Експортирай CSV дава файл с електронна таблица; Аналитика отваря задълбочения отчет (пикови часове, дни от седмицата, най-продавани, лоялни клиенти), който се отпечатва прекрасно като многостраничен PDF.
3. Автоматичен дневен отчет: в Управление → Настройки задайте имейл и час — вечерното обобщение пристига само.
4. За счетоводството: Управление → Настройки → Счетоводство — дневникът на продажбите като CSV и експорт към Merit Aktiva с едно кликване.

Когато интернетът пропадне

Прекъсване на интернета не бива да спира продажбите — и в Tarje не ги спира. Системата е изградена така, че касата да е самодостатъчна и екраните да умеят да говорят с нея дори без облака.

• Касата продължава да продава офлайн; транзакциите се съхраняват на устройството и се синхронизират с облака в момента, в който връзката се върне.
• Екраните на кухнята, бара и клиента автоматично преминават в режим на локална мрежа (същия Wi-Fi): поръчките продължават да текат от касата към екраните напълно без интернет. Когато връзката се върне, всичко се връща само в облака — никой не трябва да прави нищо.
• Единственото условие: устройство трябва да е влязло онлайн поне веднъж, за да се съхранят на него менюто и настройките.

Лиценз и плащания

По време на пробния период всичко е отворено — избирате пакет едва след като наистина сте изпробвали работния процес. Плащането е с карта, безопасно, а абонамента управлявате сами без размяна на имейли.

• Пакети: Базов €39 / Pro €69 / Ultimate €109 на месец. Можете също да платите предварително 3, 6 или 12 месеца наведнъж — 12 месеца дават 2 месеца безплатно. Изборът и плащането стават в Управление → Лицензи — същата страница описва какво включва всеки пакет.
• Значката в горната лента показва пакета ви и оставащите дни; предупредени сте доста предварително, преди нещо да изтече.
• Ако лицензът все пак изтече, нищо не се губи: прегледът остава отворен (история, отчети, изтегляне на собствените данни), докато продажбите и експортите чакат плащане — след което всичко се отключва незабавно.

Данни и GDPR

Данните ви принадлежат на вас — не като лозунг, а като бутони, които наистина работят. И трите права (да ги вземете със себе си, да ги възстановите, да ги изтриете) са на едно място.

• Управление → Настройки → Поверителност и данни (GDPR): „Изтегли моите данни” (пълен експорт), „Възстанови от резервно копие” и „Изтрий акаунта и всички данни” (за постоянно).
• Изтриване на един клиент (правото да бъдеш забравен): Управление → Клиенти → изберете клиента → изтрийте.
• Под капака: данните се хостват в ЕС, движат се само криптирани, достъпът е базиран на роли, а чувствителните действия (промени на цени, възстановявания, изтривания) оставят одитна следа. Документи: политика за поверителност и изтриване на акаунт.

Отстраняване на проблеми и поддръжка

Tarje е изграден на принципа, че една грешка трябва да казва какво не е наред с нея: когато нещо се провали, екранът назовава точната причина и предложеното решение. Повечето ситуации се решават просто с прочитане на това съобщение.

1. Бързите ходове, които решават повечето проблеми: опреснете страницата (F5) или затворете и отворете отново приложението; проверете интернет връзката; уверете се, че устройството работи с най-новата версия (tarje.ee/downloads).
2. Управление → Помощ & ЧЗВ: често задавани въпроси плюс картата Диагностика — версия, език и последната грешка. Бутонът „Копирай” слага всичко в клипборда.
3. Ако и тогава не помръдне, пишете на поддръжката: info@tarje.ee. Опишете какво правехте и поставете информацията от Диагностика — така можем да помогнем още с първия отговор, а не с третия.